La gestion des archives physiques d’une entreprise est vitale pour les opérations de l’entreprise. Les archives contiennent les documents les plus importants de l’entreprise et sont une ressource précieuse pour les employés de l’entreprise. La gestion des archives est une tâche complexe qui nécessite une connaissance de la science archivistique et des meilleures pratiques. Cet article donnera un aperçu de la gestion des archives physiques d’une entreprise.
Définition des archives physiques
En bref, les archives physiques sont un type de bibliothèque qui collecte, stocke et donne accès à des informations sous la forme d’objets physiques.
Les archives et collections spéciales des bibliothèques sont un exemple d’archives physiques. Ce type d’archives se compose généralement de documents tels que des manuscrits, des photographies, des cartes, des livres et des enregistrements audiovisuels.
Les archives physiques peuvent être publiques ou privées. Les archives publiques sont généralement gérées par des agences gouvernementales ou des organisations à but non lucratif, tandis que les archives privées sont généralement gérées par des entreprises ou des particuliers.
Peu importe qui les gère, les archives physiques jouent un rôle important dans la préservation de l’histoire et offrent des possibilités de recherche aux universitaires comme au grand public.
Le processus de gestion : Comment gérer les archives physiques
La gestion des archives physiques d’une entreprise est une tâche ardue. Cela nécessite une planification et une exécution minutieuses pour s’assurer que les archives sont correctement gérées. Cet article donnera un aperçu des étapes de la gestion des archives physiques d’une entreprise.
1. Déterminer l’étendue de vos archives
2. Créer un calendrier de conservation des documents
3. Désigner un archiviste
4. Déterminer les besoins de stockage
5. Créer un plan de sauvegarde hors site
6. Trouver ou créer de l’espace pour les archives
7. Identifier le meilleur système de classement
8 . Engagez des déménageurs professionnels pour le stockage hors site
9. Conservez correctement les enregistrements
10. Organisez les enregistrements de manière facilement récupérable
11. Établissez un calendrier de conservation
12. Identifiez ce qu’il faut conserver et ce qu’il faut jeter
13. Conservez vos archives physiques
14 . Configurer les contrôles de sécurité
15 . Configurer les contrôles d’audit
16. Configurer le cryptage
17. Configurer la compression
18 . Créez un plan de sauvegarde hors site
19. Identifiez ce qu’il faut conserver et ce qu’il faut jeter
20. Pratiquer les procédures de reprise après sinistre
Les avantages de la gestion des archives physiques : pourquoi s’en soucier ?
La gestion des archives physiques d’une entreprise est un élément essentiel mais souvent négligé pour assurer le succès à long terme de l’entreprise. Correctement gérées, les archives d’une entreprise peuvent constituer une ressource précieuse pour la recherche historique, le marketing et le développement de produits. Cependant, si elles ne sont pas gérées correctement, les archives peuvent devenir un handicap, occupant un espace de stockage précieux et nécessitant un entretien coûteux. De tels coûts et risques peuvent être évités si une entreprise établit et met en œuvre un programme efficace de gestion des documents. En comprenant les avantages d’une bonne gestion, une entreprise peut réduire considérablement ses risques, tout en accédant à une riche source d’informations.
Les avantages de la gestion des archives physiques
Les archives physiques d’une entreprise sont son atout le plus précieux. Ils sont la source de l’histoire de l’entreprise et fournissent des informations essentielles à ses opérations. La gestion de ces archives est une tâche complexe qui nécessite une connaissance à la fois des aspects commerciaux et techniques de l’archivistique.
La première étape de la gestion des archives physiques d’une entreprise consiste à dresser un inventaire complet de tous les documents d’archives. Cet inventaire doit inclure non seulement le contenu de chaque article, mais également son emplacement, son état et toute restriction d’accès ou d’utilisation. Il peut être nécessaire d’embaucher un évaluateur professionnel pour évaluer les dossiers.
La deuxième étape consiste à élaborer un programme de gestion de ces dossiers. Ce programme devrait comprendre un arrangement pour le traitement de toute la correspondance entrante et sortante, ainsi que d’autres documents. Les enregistrements doivent également être organisés de manière à pouvoir être récupérés facilement en cas de besoin.
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La gestion des documents électroniques est assez différente de la gestion des documents papier.
La première étape consiste à mettre en place un système électronique pour classer ces dossiers.
La deuxième étape consiste à organiser les fichiers afin qu’ils puissent être facilement récupérés.
La troisième étape consiste à former le personnel à l’utilisation des procédures et des systèmes de gestion des dossiers. Par exemple, si des fichiers électroniques sont créés, former le personnel à l’utilisation efficace d’un traitement de texte.
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Les défis de la gestion des archives physiques : qu’est-ce qui peut mal tourner ?
La gestion des archives physiques d’une entreprise est une tâche importante qui ne doit pas être prise à la légère. De nombreux facteurs doivent être pris en compte lors de la gestion des archives physiques, tels que le stockage, la préservation et l’accessibilité. Les archives physiques d’une entreprise sont un bien précieux qui doit être bien géré afin d’assurer sa pérennité et son utilité. Bien que l’ère numérique fasse que la gestion des documents physiques semble appartenir au passé, il existe encore de nombreuses raisons pour lesquelles les documents physiques doivent être conservés. Par exemple, en cas de catastrophe comme un incendie, une inondation ou un tremblement de terre ; en cas de vol ; ou simplement pour montrer une preuve de propriété et d’existence. La première chose à faire lors de la préparation d’un sinistre est de s’assurer que tous les documents physiques sont correctement stockés. Il est conseillé de stocker les plus importants dans un lieu hors site, loin des locaux de votre entreprise, afin qu’ils ne soient pas affectés par d’éventuels dommages ou vols. Nous vous recommandons vivement de stocker également les documents sous forme numérique. La raison en est que les documents numériques sont beaucoup plus faciles à stocker et à gérer, et sont moins susceptibles d’être perdus ou endommagés.
Conclusion
Dans le monde des affaires, la gestion des archives physiques est une tâche vitale mais souvent négligée. Des archives correctement gérées peuvent faire gagner du temps et de l’argent à une entreprise, tandis qu’une mauvaise gestion peut entraîner la perte ou l’endommagement de documents.
Il y a quelques éléments clés à garder à l’esprit lors de la gestion des archives physiques. Tout d’abord, il est important d’avoir une compréhension claire des dossiers de l’entreprise et de leur emplacement. Deuxièmement, un entretien et un nettoyage réguliers sont essentiels pour préserver l’intégrité des documents. Enfin, il est important d’avoir un plan pour ce qu’il faut faire avec les documents qui ne sont plus nécessaires.
ion à un prestataire de service externe (tiers-archiveur). Il se chargera de mettre en place une politique de gestion.
